La implementación del Sistema Verifactu y las nuevas obligaciones de facturación electrónica que entrarán en vigor en 2025 representan un cambio significativo en la gestión fiscal para empresas y autónomos en España. Este avance, impulsado por la Ley Antifraude y la Ley Crea y Crece, tiene como objetivo fortalecer la transparencia y combatir el fraude fiscal. A continuación, se detallan los aspectos clave de esta transformación y las medidas necesarias para una adaptación efectiva.
¿Qué es el Sistema Verifactu?
El Sistema Verifactu es una plataforma desarrollada por la Agencia Tributaria para digitalizar y controlar en tiempo real la emisión de facturas. Su finalidad es garantizar la autenticidad, integridad y trazabilidad de las transacciones comerciales, reduciendo la posibilidad de emitir facturas falsas o duplicadas y, por ende, disminuyendo el fraude fiscal.
Este sistema obliga a empresas y autónomos a generar y registrar sus facturas en un formato electrónico específico, enviándolas automáticamente a la Agencia Tributaria al momento de su emisión. Cada factura recibe un código único que asegura su identificación y control por parte de Hacienda.
Obligación de la facturación electrónica a partir de 2025
La Ley Crea y Crece establece la obligatoriedad de la facturación electrónica para todas las transacciones entre empresas y autónomos. Esta medida busca fomentar la digitalización empresarial y reducir la morosidad en las operaciones comerciales.
Los plazos para la implementación son los siguientes:
- Empresas con facturación superior a 8 millones de euros: deberán adaptarse en un plazo de 12 meses desde la publicación del reglamento que regule la factura electrónica.
- Resto de empresas y autónomos: contarán con 24 meses para su adaptación.
Aunque estos plazos están sujetos a la aprobación del reglamento definitivo, se prevé que la obligatoriedad para la mayoría de las empresas y autónomos entre en vigor en 2025.
Requisitos técnicos del Sistema Verifactu
Para cumplir con las nuevas obligaciones, las empresas y autónomos deberán utilizar sistemas informáticos de facturación que cumplan con los siguientes requisitos:
- Generación de facturas electrónicas: los sistemas deben permitir la creación de facturas en formatos electrónicos específicos, como XML, que faciliten su procesamiento y almacenamiento.
- Envío automático a la Agencia Tributaria: las facturas deben ser remitidas en tiempo real a través del Sistema Verifactu, garantizando la inmediatez en la comunicación.
- Inalterabilidad de los registros: una vez emitida, la factura no puede ser modificada. Cualquier cambio debe registrarse como una nueva factura rectificativa, asegurando la integridad de la información.
- Firma electrónica y trazabilidad: las facturas deben estar firmadas electrónicamente y contar con un código QR que permita su verificación y seguimiento.
La Agencia Tributaria proporcionará una plataforma gratuita para facilitar la adaptación, permitiendo a las empresas y autónomos enviar hasta 100 facturas anuales sin coste. Para volúmenes superiores, será necesario contar con un software de facturación compatible con el Sistema Verifactu.
Beneficios de la facturación electrónica y el Sistema Verifactu
La adopción de la facturación electrónica y del Sistema Verifactu ofrece múltiples ventajas:
- Reducción de errores: la automatización disminuye la posibilidad de errores humanos en la emisión y registro de facturas.
- Mejora en la gestión financiera: facilita el control y seguimiento de las operaciones comerciales, optimizando la planificación financiera.
- Transparencia fiscal: al enviar las facturas en tiempo real a la Agencia Tributaria, se incrementa la transparencia y se facilita el cumplimiento de las obligaciones fiscales.
- Ahorro de costes: elimina la necesidad de almacenamiento físico de documentos y reduce los gastos asociados a la impresión y envío de facturas en papel.
Sanciones por incumplimiento
El incumplimiento de las nuevas obligaciones puede conllevar sanciones significativas. La Ley Antifraude establece multas que pueden oscilar entre 150 euros y el 75% del importe de la factura falsa, con sanciones que pueden alcanzar hasta 10.000 euros. Es fundamental que las empresas y autónomos se aseguren de cumplir con los requisitos establecidos para evitar penalizaciones.
Preparación para la transición
Para una adaptación exitosa al Sistema Verifactu y a la facturación electrónica obligatoria, se recomienda:
- Evaluar y actualizar los sistemas de facturación: asegurarse de que el software utilizado cumple con los requisitos técnicos establecidos por la normativa.
- Formación del personal: capacitar a los empleados en el uso de los nuevos sistemas y en el cumplimiento de las obligaciones fiscales asociadas.
- Asesoramiento profesional: contar con el apoyo de asesores fiscales y tecnológicos que guíen en el proceso de adaptación y aseguren el cumplimiento normativo.
La transición hacia la facturación electrónica y la implementación del Sistema Verifactu representan un paso importante hacia la modernización y digitalización de las operaciones comerciales en España. Aunque supone un desafío, también ofrece una oportunidad para mejorar la eficiencia y transparencia en la gestión empresarial.
Gespymes, al igual que con el SII y Ticket BAI, estará adaptada a esta nueva normativa a la mayor brevedad, asegurando que sus usuarios cumplan con todos los requisitos legales de manera rápida y efectiva.
