Desde el 5 de octubre de 2026, el documento de control administrativo exigible en el transporte público de mercancías por carretera debe ser digital. Si tu empresa contrata estos servicios o los realiza, necesita revisar cómo prepara la documentación, cómo la recibe el conductor y dónde conserva cada archivo.
El DeCA, o documento electrónico de control administrativo, exige algo más que guardar una copia en el ordenador. Su generación, el acceso mediante QR y la disponibilidad para una inspección deben ajustarse a unos requisitos concretos. Conocerlos permite organizar el trabajo y elegir una herramienta adecuada, como el software DeCA para transporte de Gespymes.
Qué es el DeCA y desde cuándo es obligatorio
El DeCA es el documento de control administrativo en soporte electrónico que identifica una operación de transporte. Recoge la información necesaria para comprobar quién interviene, qué mercancía se traslada y en qué condiciones se realiza el envío.
La Ley 9/2025 de Movilidad Sostenible fijó la digitalización a los diez meses de su entrada en vigor, el 5 de diciembre de 2025. De ahí resulta la fecha del 5 de octubre de 2026. La resolución de 5 de junio de 2026 concreta las características técnicas de los documentos y las aplicaciones que los gestionan.
Para la empresa, esto supone revisar todo el recorrido del documento: desde que se conocen los datos del servicio hasta que se archiva. Tener un programa de facturación o enviar albaranes por correo no acredita, por sí mismo, que ese proceso cumpla los requisitos del DeCA.
A qué transportes afecta el documento de control electrónico
La obligación alcanza al transporte público de mercancías por carretera sujeto a este documento. El marco de los transportes interiores incluye el cabotaje en España; los internacionales utilizan los documentos previstos en los convenios correspondientes. No debe extenderse automáticamente la obligación a cualquier desplazamiento de mercancías.
Excepciones que conviene revisar
La Orden FOM/2861/2012 excluye las mudanzas, el traslado de vehículos accidentados o averiados en vehículos especiales y los transportes que no requieren título habilitante. También contempla determinados servicios de paquetería con pocos bultos fácilmente manipulables por una persona, en las condiciones indicadas en la norma.
Por eso, antes de adaptar un procedimiento, conviene identificar qué servicios presta o contrata realmente la empresa. La denominación comercial de la actividad no basta para decidir si está exenta.
Quién debe preparar el DeCA
El cargador contractual y el transportista efectivo están obligados a formalizar el documento. El primero contrata directamente con quien ejecuta el transporte. Ambos deben coordinar su emisión; que uno lo genere no elimina las responsabilidades que la normativa atribuye al otro.
En la práctica, conviene acordar quién introduce la información, quién la revisa y cómo se entrega al conductor. También hay que definir qué ocurre si cambia el vehículo, se modifica un envío o se detecta un dato incorrecto antes de salir.
Un procedimiento claro evita que el almacén dé por hecho que lo prepara el transportista y que este espere recibirlo del cliente. La comprobación debe hacerse antes de comenzar el servicio, cuando todavía hay margen para corregir incidencias.
Qué requisitos debe cumplir un DeCA válido
La resolución de 5 de junio de 2026 establece cómo debe generarse, consultarse y conservarse el documento. Estos son los puntos que conviene comprobar al implantar una solución.
PDF generado digitalmente antes de la salida
El documento debe crearse a partir de los datos estructurados de la aplicación, en formato PDF y con un tamaño máximo de 5 MB. Un escaneo de un documento en papel o una imagen digitalizada no cumplen este requisito.
Además, debe generarse antes del inicio efectivo del servicio. La aplicación registra la fecha y hora de creación y, si hay cambios, también las modificaciones. Esas fechas y horas deben figurar en los metadatos del PDF.
Código QR y descarga directa
El PDF debe incorporar un QR asociado a una dirección web única y específica. Esa dirección utiliza HTTPS y debe permitir la descarga directa del documento para su control en carretera.
No sirve que el QR abra una pantalla que obligue al agente a iniciar sesión o pulsar botones para descargarlo. Al revisar una herramienta, conviene probar el recorrido completo del enlace, además de comprobar que el código aparece en el documento.
Conservación durante al menos un año
El cargador contractual y el transportista efectivo deben conservar los archivos durante un año como mínimo. Si uno los genera, basta con que el otro pueda descargarlos durante ese plazo.
La conservación no debe confundirse con la duración del enlace utilizado en carretera. La resolución permite desactivar la descarga de esa URL transcurridos siete días naturales desde el final del servicio, sin que desaparezca la obligación de guardar la documentación.
Qué debe llevar el conductor y cómo gestionar los cambios
Antes de iniciar el servicio, el conductor debe recibir una copia del DeCA con su QR. Puede llevarla en un dispositivo móvil o impresa en papel. Por tanto, el origen del documento debe ser digital, aunque se admita una copia física a bordo.
Para organizar la entrega, conviene comprobar que el conductor ha recibido la versión correcta y sabe localizarla. Este paso resulta especialmente útil cuando una empresa trabaja con distintos transportistas o prepara varios envíos en una misma jornada.
Modificaciones durante el transporte
Si hay que actualizar información, la resolución permite modificar el PDF conservando los datos anteriores, identificados como no válidos, y el motivo del cambio; o generar un nuevo documento, con otra URL y otro QR, conservando el original para mantener la trazabilidad.
En cualquiera de los dos casos, el conductor debe recibir el documento actualizado. Corregir únicamente el registro interno de la oficina dejaría una diferencia entre la información gestionada y la documentación que acompaña al transporte.
Cómo gestionar los documentos DeCA con Gespymes
El módulo de transporte de Gespymes reúne los documentos DeCA en un listado desde el que se puede consultar su referencia, fecha, transportista, vehículo, destino y estado. Los filtros permiten localizar registros por fechas o buscar datos como una matrícula o un destinatario.
El ejemplo de documento incorpora los datos del cargador contractual y del transportista efectivo, la identificación del vehículo, la información del transporte y el detalle de los envíos. También muestra la referencia del albarán, el código QR y un historial del documento.
Esta organización permite consultar la documentación del transporte desde un entorno de gestión. Para preparar su uso, conviene revisar los datos de los participantes y los vehículos, acordar el circuito de emisión y comprobar cómo se comparte cada documento con el conductor.
Vídeo explicativo de Gespymes
En este vídeo sobre el DeCA en Gespymes puedes conocer la explicación del servicio. Puedes utilizarlo como apoyo para valorar cómo encaja el módulo en el trabajo de las personas que preparan y consultan la documentación de transporte.
Empieza a gestionar el DeCA de tu empresa
Si necesitas incorporar el documento de control electrónico a tu operativa, consulta el servicio DeCA de Gespymes y contacta con nuestro equipo. Cuéntanos qué transportes gestionas, quién prepara actualmente la documentación y cómo la entregas a los conductores para que podamos explicarte el funcionamiento del módulo y resolver tus dudas.
