Cómo gestionar la facturación y el control de gastos con un software de contabilidad

Gestionar la facturación y controlar los gastos de una empresa es una labor esencial que no se debe descuidar. Para conseguir que una empresa prospere y tenga éxito es necesario que quien la gestione, quien la lidere, conozca perfectamente sus números. Integrar un software de contabilidad para gestionar facturas y gastos es una estupenda manera de llevar un control sencillo, cómodo, rápido y efectivo.

Contar con un software de contabilidad aporta infinidad de beneficios que permitirán que tu negocio goce de unas cuentas impolutas en todos los sentidos. Las ventajas de la contabilidad digitalizada han quedado patentes en numerosas ocasiones, de ahí que cada vez más negocios, grandes y pequeños, apuesten por usar softwares de contabilidad.

La contabilidad es mucho más que facturas, libros o estados financieros, la contabilidad se ha convertido en una herramienta vital para conocer en todo momento el estado actual de tu negocio. Disponer de un software de contabilidad para la facturación y control de gastos de la empresa te permitirá tomar decisiones mucho más acertadas.

Estos programas de contabilidad digitales son perfectos para conocer las ventas, pérdidas, beneficios, activos y pasivos de la empresa. Afortunadamente, en la actualidad, se pueden encontrar softwares de contabilidad que se encarguen de la gestión completa de la empresa. Conozcamos con más detalles las ventajas de la contabilidad digitalizada, así como los pasos para implementar software de contabilidad en tu negocio.

Ventajas de la contabilidad digitalizada

Gracias a los muchos avances que han sufrido este tipo de softwares puede decirse que este tipo de programas son capaces de ofrecer múltiples ventajas que muchas empresas no tienen en cuenta:

Importante ahorro de dinero

No cabe duda alguna que una de las ventajas más destacadas es el importante ahorro de dinero que supone su implementación para las empresas. Solamente será preciso llevar a cabo una inversión inicial. El coste nunca tendrá comparación al gasto que implica para una empresa la contabilidad tradicional.

Menor tiempo invertido

Estos programas de contabilidad son perfectos para realizar cada gestión o trámite en un tiempo muy inferior al que has estado dedicando hasta el momento. Los procesos son mucho más rápidos y sencillos, evitando dedicar tanto tiempo a temas contables de la empresa. De este modo, podrás focalizarte en aquellas tareas empresariales más relevantes.

Mejor planificación futura

Gracias al rápido acceso a los datos e información de la compañía podrás conocer en tiempo real los beneficios y pérdidas de la empresa. En otras palabras, sabrás en todo momento cuál es tu liquidez y, por tanto, los posibles riesgos que pueden surgir. Así, podrás actuar rápidamente, mejorando los procesos del negocio y ahorrando dinero.

Optimización de los procesos

Un software de contabilidad para gestionar facturas garantiza una mayor optimización de todos los procesos. La contabilidad digital tiene la gran ventaja de automatizar los procesos. Disminuye de manera significativa el tiempo que los empleados dedican o invierten en determinadas tareas contables.

Disponibilidad y control de los datos

Asimismo, resulta interesante mencionar que este tipo de softwares facilita el acceso, control y disponibilidad de toda la información contable y financiera de la compañía. Además, todo ello aumenta la protección de la información, ya que brinda mayor seguridad trabajar de manera online/digital que hacerlo de manera física. No correrás el riesgo de perder toda la información contable y financiera de tu empresa.

Pasos para implementar software de contabilidad en tu negocio

Para conseguir que la implementación de un software de contabilidad tenga éxito es necesario seguir una serie de pasos. Generalmente, la implementación de este tipo de softwares tiene una clara misión: ahorrar tiempo y dinero en el corto-medio plazo. La agilización de los procesos permitirá que tu negocio resulte mucho más eficiente.

Conoce las necesidades de tu empresa

Antes de implementar un software es esencial que conozcas perfectamente cómo funciona tu empresa. Evalúa previamente las necesidades específicas que pueda tener tu compañía. De este modo, evitarás que tu negocio lleve a cabo procesos repetitivos o redundantes que no lleven a ningún sitio y solamente hagan perder tiempo a la empresa. Considera aspectos como los requisitos fiscales o el volumen de facturas.

Define un presupuesto concreto

Es importante establecer un presupuesto adecuado para la implementación del software. Resulta esencial que tengas en consideración todos los gastos asociados como la licencia, las actualizaciones, la capacitación, el mantenimiento, así como el soporte técnico. Recuerda que invertir en un software completo y de calidad merece mucho la pena.

Selecciona el software más adecuado

Tras conocer las necesidades de tu negocio, así como el presupuesto del que dispones, es importante detenerse a seleccionar un software de contabilidad que esté a la altura. Debes indagar hasta dar con aquella opción que te resulte más interesante en todos los sentidos. Debe ser sencillo de usar y amoldarse a tus necesidades.

Prepara y forma a tus empleados

Todos aquellos trabajadores que vayan a hacer uso del software deberán recibir la formación necesaria para hacer un uso óptimo del programa. El mayor fracaso que puede sufrir una empresa que implanta este tipo de softwares es la falta o escasa formación del personal. Realiza sesiones de capacitación para sacarle el máximo provecho.

Realiza un seguimiento de los resultados

Una vez que se ha implementado un software empresarial el trabajo no termina. Resulta indispensable realizar un seguimiento para conocer los progresos que se están consiguiendo y si realmente ha funcionado como se esperaba.

Analiza su eficiencia comprobando el ahorro de tiempo y la disminución de errores. Asimismo, hay que tener en cuenta actualizaciones y mantenimiento para garantizar en todo momento su óptimo funcionamiento.

Total y absoluto compromiso

Para conseguir unos resultados favorables es esencial que tanto el dueño de la empresa como los propios empleados se comprometan al 100% con el proceso de implementación. En caso contrario, existen muchas probabilidades de que el proyecto termine fracasando estrepitosamente.

Gespymes: tenemos tu software contable de confianza

Cuando los pasos para implementar software de contabilidad en tu negocio se llevan a cabo de manera correcta, son muchos los beneficios de los que podrá aprovecharse tu compañía. En Gespymes ponemos a disposición de tu negocio un software de gestión online para cubrir las diferentes necesidades que tenga tu empresa.

Nuestro programa de gestión contable online resulta muy intuitivo, por lo que es muy sencillo de utilizar. Si deseas ahorrar tiempo y esfuerzo, nuestro programa de gestión te permitirá dedicar mucho más tiempo a otras tareas o actividades de tu negocio.

No es preciso tener conocimientos en contabilidad para hacer uso de este avanzado y, a su vez, sencillo software. Integra todas las funciones indispensables para que tu negocio pueda funcionar sin inconveniente alguno. Entre sus funciones destacan:

• Contabilidad
• Facturación
• Gestión de obras y proyectos
• Cartera de proveedores y clientes
• Realización de presupuestos
• Modelos de Hacienda
• Nóminas, empleados y vacaciones
• Productos, almacén y stock
• Tesorería, ratios e informes financieros

La nube es el futuro, y adaptarse al futuro es una clara necesidad para que todo negocio triunfe y no se quede atrás. Si buscas un programa de contabilidad que se adapte a tu negocio y a los nuevos tiempos debes saber que en Gespymes disponemos del programa que tanto necesitas.

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