En un contexto económico cada vez más digitalizado y regulado, la trazabilidad de las facturas se ha convertido en un pilar fundamental para garantizar la transparencia, el control fiscal y la seguridad contable de autónomos, pymes y grandes empresas.
La reciente iniciativa Verifactu, promovida por la Agencia Tributaria en España, se presenta como una herramienta revolucionaria que mejora sustancialmente la trazabilidad de los documentos fiscales, cumpliendo con los nuevos estándares normativos establecidos por la Ley Antifraude (11/2021) y el Reglamento de Facturación Electrónica.
Pero, ¿qué es exactamente Verifactu? ¿Cómo mejora la trazabilidad de tus facturas? ¿Qué beneficios concretos aporta a tu negocio? En Gespymes analizamos en profundidad todas estas cuestiones para que puedas entender cómo esta solución puede ayudarte a cumplir con la ley, optimizar tus procesos contables y mejorar tu relación con la Administración Tributaria.
¿Qué es Verifactu?
Verifactu es una funcionalidad que permite a los softwares de facturación enviar automáticamente los registros de facturación a la Agencia Tributaria, garantizando así que estos datos no puedan ser alterados, eliminados o manipulados posteriormente.
Su principal objetivo es prevenir el fraude fiscal, pero al mismo tiempo, ofrece importantes ventajas para la empresa emisora. Esta herramienta forma parte del marco legal que impone la obligación de utilizar software de facturación verificado y seguro, tal y como recoge la Ley 11/2021 de medidas de prevención y lucha contra el fraude fiscal.
Verifactu no es en sí un software, sino una interfaz y protocolo de comunicación entre el software de facturación que usa la empresa y los sistemas de AEAT. A través de este sistema, las facturas se generan, registran y transmiten de manera automatizada y segura, aumentando su trazabilidad, fiabilidad e integridad.
¿Qué entendemos por trazabilidad de una factura?
La trazabilidad se refiere a la capacidad de seguir el rastro de una factura a lo largo de su ciclo de vida: desde su emisión hasta su recepción, registro contable, pago y eventual revisión fiscal. En otras palabras, implica poder reconstruir toda la historia de la factura, con total transparencia y sin posibilidad de manipulación. Para que exista una trazabilidad adecuada, se deben cumplir los siguientes requisitos:
- Registro seguro de la emisión y envío de la factura.
- Identificación unívoca de cada factura.
- Integridad de los datos contenidos.
- Accesibilidad para auditorías internas o externas.
- Imposibilidad de modificar o eliminar información clave sin dejar rastro.
Verifactu está diseñado específicamente para cumplir y reforzar todos estos requisitos.
¿Cómo mejora Verifactu la trazabilidad de las facturas?
Registro inmediato ante la Agencia Tributaria
Uno de los aspectos más potentes de Verifactu es que permite enviar en tiempo real los registros de facturación a la Agencia Tributaria.
Esto crea un sello temporal inalterable y una validación oficial que refuerza la trazabilidad y previene cualquier intento de manipulación posterior.
Este registro inmediato actúa como un “notario digital”, dejando constancia oficial de que la factura ha sido emitida, y garantizando su existencia, contenido e integridad.
Identificación única e inalterabilidad
Verifactu exige que cada factura cuente con un código identificador único, lo que evita duplicidades, saltos de numeración o borrado de facturas sin dejar constancia. Además, cada documento debe ir acompañado de una huella digital (hush) que certifica que no ha sido alterado desde su emisión.
Esto impide prácticas fraudulentas como modificar el contenido de una factura ya emitida, anularla sin justificación o sustituirla por otra diferente.
Software conforme y controlado
La trazabilidad mejora de forma notable porque el sistema requiere que se utilice un software verificado y conforme al reglamento, que registre automáticamente los eventos clave: emisión, envío, modificación, anulación, etc.
Este software debe cumplir con unos requisitos técnicos estrictos establecidos por Hacienda, lo que garantiza que los procesos de facturación estén bien diseñados y documentados. Además, todos los cambios deben quedar registrados con fecha y hora, lo que permite auditar cualquier acción posterior.
Enlace directo con otras obligaciones fiscales
La información registrada a través de Verifactu se integra directamente en otros sistemas fiscales como el Suministro Inmediato de Información (SII) o la declaración del IVA, lo que facilita un control cruzado automático entre las facturas emitidas y las presentadas a efectos tributarios.
De este modo, la trazabilidad no sólo es interna (dentro del software de la empresa), sino también externa, desde la AEAT.
Pasos para implementar Verifactu en tu empresa
- Evaluación del software actual: comprobar si el sistema de facturación que utilizas está preparado para integrarse con Verifactu.
- Actualización o cambio de software: en caso de que no sea compatible, buscar un proveedor homologado o que esté en proceso de certificación.
- Formación interna: capacitar a los responsables de administración o contabilidad para trabajar con el nuevo sistema.
- Pruebas e integración: realizar pruebas piloto para asegurarse del correcto funcionamiento de la trazabilidad y la comunicación con la AEAT.
- Inicio operativo y monitorización: comenzar a trabajar con Vetifactu, monitorización la transmisión y asegurando el cumplimiento continuo.
¿Quién está obligado a implementar Verifactu?
De acuerdo con el calendario normativo previsto por la Agencia Tributaria y la reciente modificación del Real Decreto 254/2025, de 1 de abril, todas las empresas y autónomos que emitan facturas estarán obligados a utilizar un sistema conforme con Verifactu en las siguientes fechas:
- A partir del 1 de enero de 2026:
Obligatorio para todos los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades. - A partir del 1 de julio de 2026:
Obligatorio para el resto de empresas y autónomos (sujetos pasivos del IVA).
Por tanto, aunque actualmente no sea exigible para todos, es crucial anticiparse a su adopción. Implementar Verifactu es un paso hacia una contabilidad más robusta, una relación más fluida con Hacienda y una mayor eficiencia en los procesos administrativos.
Cuanto antes se implemente, más ventajas competitivas obtendrá tu empresa. La trazabilidad ya no es opcional: es el camino hacia el futuro fiscal. Contacta con Gespymes, ¡podemos ayudarte!
